Ajansta iş nasıl dağılır?
Reklam ajansında işin büyük kısmı müşteriyle konuşmaktır: brief alınır, teklif hazırlanır, tasarım gönderilir, revizyonlar gelir, onay alınır. Üretimin bir kısmı ajansın kendi atölyesinde, bir kısmı dışarıdaki tedarikçilerde yapılır; montaj ya da uygulama da çoğu zaman ajansın sorumluluğundadır.
Birden çok markayla çalışırken sorun genellikle şudur: hangi markanın hangi dosyayı onayladığı e-posta zincirlerinde ve sohbet gruplarında kalır, teklifteki fiyat siparişe elle yeniden yazılır, bir işin termini yaklaştığında bunu ancak müşteri aradığında fark edersiniz.
Her marka bir müşteri hesabı
Müşterileri bir kez cari hesap olarak açarsınız: unvan, vergi numarası ve vergi dairesi, iletişim kişisi, e-posta, telefon ve adres. Sipariş formunda müşteri adını yazmaya başladığınızda hesap bulunur ve bilgileri siparişe kopyalanır; aynı firma bir daha farklı yazımlarla açılmaz.
Sipariş listesini müşteriye, etikete, aşamaya ya da termine göre süzebilir, sık kullandığınız görünümü kaydedebilirsiniz. Aynı markadan tekrar gelen bir işi mevcut siparişi kopyalayarak açabilirsiniz; içerik ve dosyalar yeni numarayla kopyalanır.
Tekliften siparişe
- 1
Teklifi hazırlayın
Teklif kendi numarasıyla açılır; kalemler miktar, birim fiyat, KDV ve indirimle girilir, geçerlilik tarihi belirlenir. Yazdırılabilir sayfası müşteriye gönderilir.
- 2
Durumunu izleyin
Teklif taslak, gönderildi, kabul edildi ya da reddedildi olarak izlenir; geçerlilik tarihi geçen teklif süresi dolmuş görünür. Reddedilen teklif revize edilip yeniden gönderilebilir.
- 3
Kabul edilen teklifi siparişe çevirin
Kabul edilen teklif tek adımda siparişe dönüşür ve kalemleri siparişe kopyalanır. Fiyat elle yeniden yazılmaz.
Müşteri onayı dosyasıyla birlikte saklanır
Tasarımcı siparişe eklenen dosyalardan müşteriye gösterilecek olanları seçer ve e-posta ile SMS üzerinden bir onay linki gönderir. Müşteri hesap açmadan dosyaları görür, onaylar ya da yorumuyla değişiklik ister. Değişiklik isteği tasarımcıya bildirim olarak düşer, sipariş tasarımda kalır; düzeltilen dosya yeni bir linkle gider ve eski link geçersiz olur.
Hangi dosyaların kime gönderildiği, müşterinin kararı ve yorumları siparişin geçmişinde durur. Müşteri cevap verene kadar aşamanın süresi ve termin sayacı durur, böylece müşterinin beklettiği günler ekibinizin gecikmesi gibi görünmez.
Dışarıda yapılan işler de akışta görünür
İş akışı sizin verinizdir: aşamaları kendiniz tanımlarsınız. Baskıyı ya da metal işçiliğini dışarıya yaptırıyorsanız akışa bunun için bir aşama ekleyebilir, sipariş tedarikçideyken o aşamada bekletebilirsiniz. Aşamaya bir hedef süre ve “Tedarikçide”, “Teslim alındı” gibi alt durumlar verirseniz, dışarıda bekleyen işler listede ayrıca görünür.
Herkes kendi işini görür
Ajansta müşteri temsilcisi, tasarımcı, atölye ve uygulama ekibi aynı siparişe farklı yerlerden bakar. SignFlow'da rolleri ve hangi rolün hangi aşamada çalıştığını siz belirlersiniz. Tasarımcı kendisine atanan tasarımları, atölye üretime inen işleri, montaj ekibi kendi montajlarını görür; bir işi bir sonraki aşamaya kimin taşıyabileceği de bu bağlantıdan gelir.
Bir siparişte yapılan her değişiklik, aşama geçişi ve onay siparişin geçmişine kimin yaptığıyla birlikte yazılır. Müşteri “bunu kim onayladı?” diye sorduğunda cevap siparişin üzerindedir.
Terminler kaçmaz
- Termin yaklaşan ve geciken siparişler için ilgili kişilere bildirim gider; uyarı penceresini kaç gün olacağını siz ayarlarsınız.
- Listede geciken, bu hafta ve bu ay teslim edilecek işler ayrı görünümlerdir.
- Termin gününün sonuna kadar iş gecikmiş sayılmaz; paketlemeye gelen işin sayacı durur.
- Fiyatları yalnızca fiyat görme yetkisi olan kişiler görür; tasarımcı ve atölye fiyatı görmeden çalışabilir.