Excel nerede iş görür?
Excel ile sipariş takibi ucuzdur, herkes bilir ve istediğiniz sütunu bir dakikada eklersiniz. Siparişleri tek kişi giriyor ve tek kişi kapatıyorsa, iş sayısı bir ekrana sığıyorsa ve tasarım, üretim, montaj aynı kişinin kafasındaysa bir tablo düzenli tutulduğu sürece işinizi görür. Bunu değiştirmek için yazılım almanız gerekmez.
Sorun tablonun kendisinde değil, kaç kişinin ona dokunduğunda başlar. Tabelada bir iş tasarımcıdan CNC'ye, oradan boyaya, montaj ekibine geçer; her geçişte birinin tabloyu güncellemesi gerekir ve çoğu zaman güncellenmez.
Ekip büyüyünce tablo nerede zorlanır?
- Durum sütunu elle yazılır: iş üretime geçmiş ama tabloda hâlâ “tasarımda” yazar, kimin değiştirmesi gerektiği belli değildir.
- Aynı dosyayı iki kişi açar; biri diğerinin değişikliğinin üzerine yazar ya da “son hali” adlı üç kopya oluşur.
- Tasarım dosyaları, ölçüler ve montaj fotoğrafları tablonun dışında, klasörlerde ve telefonlarda kalır.
- Fiyat sütunu, işi yapan herkesin önündedir; gizlemek için ayrı dosya tutulur.
- Termini geçen işi görmek için birinin filtre kurup bakması gerekir; kimse uyarılmaz.
- Kimin neyi ne zaman değiştirdiği izlenemez; bir hata çıktığında geriye dönük bakacak kayıt yoktur.
Excel ve SignFlow karşılaştırması
| Konu | Excel / Google Sheets | SignFlow |
|---|---|---|
| Siparişin aşaması | Elle yazılan bir durum sütunu | Atölyenin kendi iş akışı; iş yalnızca tanımlı geçişlerle ilerler |
| Tasarım onayı | Tabloda bir onay işareti, kanıtı başka yerde | Doğrulanmış tasarım dosyası olmadan tasarımdan çıkılmaz; müşteri linkten onaylayabilir |
| Dosyalar | Klasörlerde ve telefonlarda, tabloya bağlı değil | Siparişin içinde; montaj fotoğrafları da aynı yerde |
| Termin | Filtre kurup bakmak gerekir | Geciken ve bu hafta teslim edilecek işler hazır listede; termin yaklaşınca bildirim gider |
| Fiyatlar | Dosyayı açan herkes görür | Yalnızca fiyat görme yetkisi olan görür |
| Aynı anda çalışma | Değişiklikler birbirinin üzerine yazılabilir | Başkası siparişi değiştirdiyse ikinci kayıt uyarı alır, eski bilgiyle üzerine yazılmaz |
| Geçmiş | Sürüm geçmişi var ama kimin hangi işi neden değiştirdiği okunmaz | Her siparişin kendi geçmişi: aşama geçişleri, onaylar, kim ne zaman yaptı |
| Esneklik | İstediğiniz sütunu hemen eklersiniz | Ürün şablonlarında işe özel alanlar tanımlarsınız; tablo kadar serbest değildir |
| Maliyet | Çoğu zaman zaten elinizdedir | Aylık abonelik; ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında |
SignFlow tablonun yerine ne koyar?
SignFlow'da sipariş, bir satır değil bir kayıttır. Sipariş alınırken ürün şablonu seçilir; kutu harf için harf yüksekliği ve ışık tipi, folyo işi için ölçü ve malzeme gibi o işe özel sorular sorulur. Sipariş, atölyenin kendi tanımladığı aşamalarda ilerler ve her aşamada o aşamaya bağlı ekip işi kendi listesinde görür.
Paralel çalışan bölümler, örneğin CNC, boya ve elektrik, aynı sipariş için ayrı görevler alır; her bölüm kendi görevini kapatır. Montaj gereken işler montaj planına düşer ve montaj, bir fotoğraf eklenmeden tamamlanmaz. Sipariş panosunda işleri aşama sütunlarında görür, listeleri yine Excel'e (CSV ya da XLSX) aktarabilirsiniz.
Ne zaman geçmeli?
Bunların hiçbiri sizin için geçerli değilse Excel'de kalmak makul bir seçimdir.
- Tabloyu birden fazla kişi güncelliyor ve “bu iş nerede?” sorusu her gün soruluyor.
- Tasarım, üretim ve montaj farklı kişilerin elinde.
- Yanlış onaylanmış bir tasarım ya da kaçırılmış bir termin size en az bir kez pahalıya patladı.
- Fiyatları ustalardan ayrı tutmak için ikinci bir dosya açtınız.
Excel'den SignFlow'a nasıl geçilir?
- 1
Eski dosyayı geçmiş için saklayın
Kapanmış işleri taşımanız gerekmez. Eski tablo arşiv olarak kalır; geçmişte bir işe bakmanız gerektiğinde oradan açarsınız.
- 2
İş akışını ve şablonları kurun
Hazır gelen iş akışını kendi aşamalarınıza göre düzenleyin, sık yaptığınız işler için ürün şablonları tanımlayın.
- 3
Ekibi davet edin
Tasarımcıyı, ustaları ve montaj ekibini davet edin, rollerini verin; herkes yalnızca kendi işini görür.
- 4
Yeni siparişleri SignFlow'da açın
Belirli bir günden sonra gelen siparişleri SignFlow'da açın; devam eden açık işleri de elle girin. İlk adımlar yardım sayfalarında anlatılıyor.