Teklif neden ayrı bir kayıt olmalı?
Tabela atölyelerinde teklif çoğu zaman bir Word dosyasında yazılır, kendi numarasıyla bir klasörde durur. Müşteri “tamam” dediğinde aynı fiyat siparişe elle yeniden girilir; fatura zamanı geldiğinde üçüncü bir rakam ortaya çıkar. Hangi teklifin hâlâ geçerli olduğunu, hangisinin cevapsız kaldığını görmek için dosyaları tek tek açmak gerekir.
Tabela teklif programı olarak SignFlow'da teklif, siparişten ayrı ama onunla aynı kalem yapısını kullanan bir kayıttır. Verilen tekliflerin hepsi tek listede, durumlarına göre sekmelerde durur; teklif numarası, başlık ya da müşteri adıyla aranır. Siparişe dönmeyen teklifler üretim listelerine, panoya ve aylık sipariş sayınıza karışmaz.
Bir teklifte neler var?
- Yıla göre artan teklif numarası, örneğin TKL-2026-000001
- Başlık: teklif siparişe dönüştüğünde siparişin adı olur
- Müşteri: kayıtlı bir müşteri seçilir ya da yalnızca adı yazılır; vergi numarası, vergi dairesi ve adres teklifin yazıldığı haliyle saklanır
- Geçerlilik tarihi: teklif o günün sonuna kadar geçerlidir
- Kalemler: açıklama, miktar, birim, KDV hariç birim fiyat, KDV oranı ve isteğe bağlı satır indirimi
- Notlar ve koşullar: ödeme, teslim ve montaj koşulları teklifin altına basılır
Kalemler ve tutarlar nasıl hesaplanır?
Her kalemde miktar ondalıklı girilebilir (2,5 m² gibi, en fazla üç basamak) ve birim serbest yazılır: adet, m2, takım. KDV oranı olarak %20, %10, %1 ve %0 seçilebilir. İndirim satır bazında yüzde olarak verilir ve KDV'den önce düşülür; tutarlar kuruşa yarım yukarı yuvarlanır.
Toplamlar kalemlerin kendi tutarlarının toplamıdır, bu yüzden alt toplam ile satırlar arasında kuruş farkı çıkmaz. Siz yazdıkça ekranda görünen toplam, kaydedilen toplamla aynı hesaptan gelir. Yazdırılan teklifte KDV dökümü orana göre ayrılır.
Teklifin durumu ve geçerlilik süresi
- 1
Taslak
Teklif hazırlanırken taslaktır ve serbestçe düzenlenir. “Yazdır / PDF” ile müşteriye gidecek sayfayı alırsınız.
- 2
Gönderildi
Teklifi müşteriye ilettiğinizde “Gönderildi olarak işaretle” dersiniz; gönderilen teklif değiştirilemez. Değişiklik gerekirse “Taslağa geri al” ile düzenler, gerekirse geçerlilik tarihini uzatırsınız.
- 3
Kabul edildi ya da reddedildi
Müşterinin cevabını teklife işlersiniz. Geçerlilik tarihi geçen teklif kabul edilemez; reddedildi olarak işaretlenebilir.
- 4
Süresi doldu
Geçerlilik günü biten taslak ve gönderilmiş teklifler kendiliğinden “Süresi doldu” sekmesinde görünür. Bunun için kimsenin bir şey yapması gerekmez.
Kabul edilen teklif siparişe nasıl dönüşür?
Kabul edilen teklifte “Siparişe dönüştür” dediğinizde yalnızca teklifte olmayan bilgiler sorulur: sipariş tipi, istenirse teslim tarihi ve işin montaj gerektirip gerektirmediği. Kalemler, toplamlar, müşteri bilgileri ve teklif notları yeni siparişe kopyalanır; teklif “Siparişe dönüştü” olarak kapanır ve oluşan siparişe bağlanır.
Sipariş, elle açılan bir siparişle aynı kurallardan geçer: aynı numaralandırma, aynı başlangıç aşaması, aynı aylık sipariş sınırı. Bağlantı koparsa ya da düğmeye iki kez basılırsa ikinci bir sipariş açılmaz. Dönüştürmek için hem teklif yönetme hem de sipariş oluşturma yetkisi gerekir.
Siparişin fiyatı yalnızca görmesi gerekene görünür
Siparişler de tekliflerle aynı kalem yapısıyla fiyatlandırılır. Fiyat, siparişin “Fiyatlandırma” bölümünde tutulur; teslimden sonra da girilebilir, çünkü fatura çoğu zaman montajdan sonra kesilir. Her fiyat değişikliği siparişin geçmişine yazılır.
Fiyatı görmek ayrı bir yetkidir ve hazır rollerden yalnızca Yönetici'de gelir. Üretim departmanları, tasarımcılar ve montaj ekibi siparişi açtığında tutar alanını hiç görmez: liste, sipariş sayfası ve dışa aktarılan dosyalar fiyatsız gelir. Yazdırma sayfasında fiyatlar, yetkisi olan kişi için “Fiyatları göster” ile açılıp kapanır. Teklifleri ise yalnızca teklif okuma yetkisi olanlar görür.
Yazdırılan teklif ve satıcı bilgileri
Teklif sayfasının başında şirketinizin adı, fatura bilgilerinizi girdiyseniz unvanınız, vergi dairesi ve numaranız, adresiniz, e-posta ve telefonunuz yer alır. Altında müşteri bilgileri, kalemler, KDV dökümü, koşullar ve iki tarafın kaşe/imza alanları bulunur. Sayfayı tarayıcıdan PDF olarak kaydedip müşteriye kendiniz gönderirsiniz.