Tasarım onayı neden bu kadar önemli?
Tabelada kesim başladıktan sonra yapılan her değişiklik malzeme ve işçilik demektir. Yanlış yazılmış bir telefon numarası, müşterinin aklındakinden farklı bir mavi ya da beklenenden küçük çıkan harfler, iş bittikten sonra fark edildiğinde maliyeti çoğu zaman üretici üstlenir. Çünkü “bunu onaylamıştınız” diyebilmek için hangi dosyanın, hangi ölçüyle, ne zaman onaylandığını göstermek gerekir.
Tasarım onayı nasıl alınır sorusunun iki parçası vardır: müşteriye neyi gösterdiğiniz ve onayı nasıl kaydettiğiniz. İkisi de eksik olursa onay, anlaşmazlık çıktığında işe yaramaz.
Onayda neler olmalı?
Müşteriye yalnızca güzel bir görsel göndermek yetmez. Onay belgesi ya da onay sayfası, işin üretileceği hali tek bakışta göstermelidir. İyi bir müşteri onay formu şunları içerir:
- Son tasarım dosyası ve varsa cephe üzerindeki yerleşim görseli
- Ölçüler: toplam en ve boy, harf yüksekliği, kutu harfte derinlik
- Renkler: renk kodları (RAL, Pantone ya da folyo kodu) ve ekranda görülen rengin baskı ve boyadan farklı olabileceği notu
- Malzeme: pleksi, alüminyum, kompozit, paslanmaz; ışıklı mı, ışık türü ne
- Montaj şekli: duvara doğrudan, mesafe parçasıyla, zemin panosu üzerine; montaj yüksekliği
- Adet ve varsa birden fazla şubeye giden ürünlerin listesi
- Yazım kontrolü notu: metin, telefon, adres ve web adresinin müşteri tarafından kontrol edilmesi gerektiği
- Onaylanan dosyanın sürümü ya da tarihi, böylece hangi revizyonun onaylandığı bellidir
Prova ve revizyon turları
- 1
İlk prova
Taslağı gerçek ölçüde ve mümkünse cephe fotoğrafı üzerinde gösterin. Müşteri tabelayı yerinde nasıl duracağıyla görünce boyut tartışması baştan biter.
- 2
Revizyonları tek listede toplayın
Müşteriden değişiklikleri tek seferde ve yazılı istemek, parça parça gelen mesajlarla beş tur dönmekten iyidir. Teklifte fiyata kaç revizyonun dahil olduğunu yazmak bu konuşmayı kolaylaştırır.
- 3
Her turda sürüm verin
Dosyaları “v1, v2, v3” ya da tarihle adlandırın. Onay hangi sürüm içinse o sürüm üretime gider; masaüstündeki “son_son_kesin” dosyası değil.
- 4
Son onayı açıkça isteyin
“Bu haliyle üretime geçiyoruz, onaylıyor musunuz?” sorusunu açıkça sorun. “Güzel olmuş” ya da bir beğeni işareti, onay değildir.
Link, mesaj ya da telefon: hangi onay daha güvenli?
Hangi yolu kullanırsanız kullanın, onayın siparişin yanında saklanması gerekir. Telefonda onay aldıysanız, hemen ardından müşteriye onaylanan dosyayı ve “telefonda onayladığınız bu dosyayla üretime geçiyoruz” notunu yazılı olarak gönderin.
| Yol | Artısı | Eksisi |
|---|---|---|
| Telefon | Hızlı, müşteri için zahmetsiz | Kayıt kalmaz; hangi dosyanın konuşulduğu sonradan gösterilemez |
| Mesajlaşma uygulaması | Müşteriler alışkın, dosya ve cevap aynı yerde | Sohbet içinde kaybolur, kişisel telefonlarda kalır, onaylanan sürüm karışabilir |
| E-posta | Yazılı ve tarihli, ekleri saklanır | Uzun yazışmalarda hangi ekin onaylandığı karışabilir, ekipteki herkes göremez |
| Onay linki | Belirli dosyalar için açık bir onayla / değişiklik iste kararı, tarihiyle siparişe kaydedilir | Müşterinin linki açması gerekir; link hazırlayan bir sistem gerektirir |
Değişiklik istenirse ne yapmalı?
- Onaydan önce gelen istek: yeni sürümü hazırlayın ve onayı baştan alın; eski onay yeni dosya için geçerli değildir.
- Onaydan sonra, üretimden önce gelen istek: işi durdurun, değişikliğin süreye ve fiyata etkisini müşteriye yazılı bildirin, yeni sürüm için yeniden onay alın.
- Üretim başladıktan sonra gelen istek: kesilmiş ya da boyanmış parçaların maliyetini ve yeni termini netleştirin; ek ücret varsa bunu da müşteriden onaylı alın.
- Her durumda: hangi sürümün geçersiz olduğunu ekibe bildirin ki atölyede eski dosyayla kesim yapılmasın.
Onay kaydını nasıl saklamalı?
Onayı almak kadar, onu aylar sonra bulabilmek de önemlidir. Tabela şikâyetleri çoğu zaman iş tesliminden haftalar, bazen bir yıl sonra gelir: ışık söndüğünde, şube açılışında ya da müşteri yeni bir iş isterken “geçen sefer renk farklıydı” dediğinde. O gün onayın bir çalışanın telefonunda, ayrılmış bir tasarımcının e-postasında ya da silinmiş bir sohbette olması, kaydın hiç olmamasıyla aynıdır.
Bu yüzden onaylanan dosyayı, onay tarihini, onaylayan kişinin adını ve onayın hangi yoldan geldiğini siparişin yanında, ekipteki ilgili herkesin ulaşabileceği bir yerde saklayın. Ortak bir klasör kullanıyorsanız klasörü sipariş numarasıyla adlandırın ve onaylanan sürümü ayrı bir alt klasöre koyun. Atölyede kesim yapan kişinin de yalnızca onaylı sürüme erişmesi, eski bir dosyayla üretim yapılma riskini azaltır.
Kayıt bir suçlama aracı değildir; çoğu zaman müşteriyle konuşmayı kolaylaştırır. Onaylanan dosyayı açıp birlikte bakmak, “kim ne demişti” tartışmasından daha kısa sürer ve işin bir sonraki tekrarında da aynı dosya hazır olur.
SignFlow'da tasarım onayı
SignFlow'da tasarımcı siparişe eklenmiş ve kontrolden geçmiş dosyalar arasından müşteriye gösterilecekleri seçer ve bir onay linki gönderir. Link siparişteki müşteri e-postasına ve telefonuna gider, yedi gün geçerlidir ve müşterinin hesap açmasını gerektirmez. Müşteri yalnızca o dosyaları görür; onaylarsa sipariş bir sonraki aşamaya geçer, değişiklik isterse yorum yazması gerekir ve yorum tasarımcıya bildirim olarak düşer. Müşteri beklenirken aşamanın süresi ve termin sayacı durur. Onay yüz yüze ya da telefonda alındıysa yetkili kişi siparişte tasarımı kendisi onaylar; her iki durumda da kimin ne zaman onayladığı siparişin geçmişinde görünür.